Dataskydd

Beskrivningen uppdaterad 25.5.2018

Dataskyddsbeskrivning för KSF Medias kund-, intressegrupps- och direktmarknadsföringsregister

1 Personuppgiftsansvarig

KSF Media Ab
Mannerheimvägen 18
00100 Helsingfors
(”vi” eller ”KSF”)

2 Kontaktperson i registerärenden / kontaktuppgifter för dataskyddsombudet

Thomas Riska
Mannerheimvägen 18
00100 Helsingfors
dpo@ksfmedia.fi

3 Registrets namn

KSF Medias kund-, intressegrupps- och direktmarknadsföringsregister

4 Vilken är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter och vad är ändamålet?

Avtal: Vi behandlar uppgifter som samlats in från användare för att uppfylla det avtal om en tjänst eller produkt som användaren har beställt. Utan nedan nämnd information kan vi inte erbjuda våra tjänster enligt användarens önskemål. Inte heller kan vi behandla beställningar, möjliggöra inloggning till digitalt konto, kontrollera kundhändelser, kontakta prenumeranten i avtalsrelaterade frågor, erbjuda tekniskt stöd eller fakturera för våra tjänster.

Samtycke: Då vi önskar utföra elektronisk marknadsföring, eller överlämna kontaktuppgifter åt utvalda samarbetspartner för deras direktmarknadsföring, baserar sig behandlingen på samtycke. Vi kan även be om användarens samtycke om behandlingens ändamål ändras.

Berättigat intresse: Vi behandlar uppgifter för att utveckla vår affärsverksamhet och kundservice, motarbeta och utreda missbruk, framställa rättsliga krav och försvara oss, analysera användningen av våra tjänster, profilering, segmentering och riktning av innehåll, reklam och marknadsföringsmeddelanden samt riktad marknadsföring som sker per telefon eller post utifrån arbetsuppgifter. Vi utnyttjar cookies och annan motsvarande teknik i behandlingen. Dessa placeras på användarnas webbläsare eller terminalutrustningar. Vi behandlar uppgifterna inom KSF. Dessa ändamål är nödvändiga för vår affärsverksamhet och motiverade på grund av det sakliga sambandet mellan KSF och användaren. Därmed är ändamålen förenliga med vårt berättigade intresse. En användare kan invända mot behandling på grunder som hänför sig till användarens specifika situation.

Rättslig förpliktelse: Då vi är skyldiga att lagra vissa kunduppgifter för att följa bokföringslagen och annan tvingande lagstiftning, baserar sig behandlingen i dessa fall på våra rättsliga förpliktelser.

5 Vilka uppgifter behandlar vi?

I samband med registret behandlar vi följande personuppgifter:

• Den registrerades grunduppgifter* som namn, ålder, kön, postadress, e-postadress och telefonnummer (konsumenter)
• Företagets FO-nummer, namn*, adress (företag och intressegrupper)
• Namn och e-postadress för beslutsfattare och/eller kontaktperson (företag och intressegrupper)
• Kommunikationsspråk
• Information om kundförhållandet och annan relaterad information, samt information om avtalsförhållandet såsom inköpta tjänster med start- och avlutningsuppgifter, information om produktleveranser, information om försäljaren under avtalet, identifikationsuppgifter när det gäller ibruktagande av tjänster och information om användningen av tjänster och förmåner som erbjudits
• Uppgifter om förbud och samtycken beträffande direktmarknadsföring
• Information om händelser och användaranalys; uppgifter beträffande inloggning till nättjänsten
• Information om fakturering och utmätning
• Intressen och annan information som den registrerade själv har lämnat (konsumenter)
• Position eller yrke,
• Uppgifter om önskad kommunikationsform och information om ändringar av uppgifterna,
• Ytterligare uppgifter utifrån den registrerades samtycke
• Inspelningar av kundsamtal och inspelningar av annan kommunikation beträffande kundbetjäningstillfällen
• Segmenteringsinformation genererad från befolkningsdatasystemet och andra register (konsumenter) samt
• Segmenteringsinformation genererad från handelsregistret och andra register (företag och intressegrupper)

Då vi får uppgifter från dig är förutsätts de med stjärna markerade personuppgifterna för avtalsförhållandets och/eller kundförhållandets uppkomst. Utan dessa nödvändiga personuppgifter kan vi inte leverera produkten och/eller tjänsten.

6 Varifrån tar vi emot uppgifter?

Uppgifterna i registret insamlas regelbundet i samband med ingående av avtal, i samband med kundevenemang, då användare registrerar sig som användare till någon av våra tjänster, i samband med användningen av tjänsten eller från den registrerade själv. Personuppgifter kan insamlas och uppdateras från allmänt tillgängliga informationskällor såsom olika företags webbsidor, handelsregistret, kreditinformationsregistret och andra offentliga och privata register.

7 Till vem överlämnar vi uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

KSF kan överlämna personuppgifter i den utsträckning som gällande lagstiftning tillåter och förpliktar. Personuppgifter kan överlämnas till KSF:s koncernbolag. Uppgifter kan även överlämnas till KSF:s samarbetspartner, så att KSF kan leverera de erbjudna produkterna och tjänsterna.

Avseende konsumenter kan KSF använda personuppgifter för direktmarknadsföring i samarbete med sina samarbetspartner, förutsatt att den registrerade har gett sitt samtycke. För företagens och intressegruppernas del kan KSF använda personuppgifter för direktmarknadsföringssyften tillsammans med samarbetspartner, såvida den registrerade inte uttryckligen har förbjudit användning av personuppgifter för dessa ändamål. KSF överlämnar inte kunduppgifter till tredje part i marknadsföringssyfte för andra än KSF:s egna produkters och tjänsters del.

I behandlingen av personuppgifter använder vi oss av underleverantörer, som verkar för vår räkning. Vi har lagt ut it-förvaltningen på entreprenad till en extern tjänsteleverantör och personuppgifterna lagras på de servrar som förvaltas och skyddas av den externa tjänsteleverantören. Vi har tagit hand om din integritet genom att ingå avtal om behandling av personuppgifter med våra underleverantörer.

Vi överför personuppgifter utanför EU/EES till Förenta staterna. Vi har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för överföringarna. Vi använder av EU godkända standardavtalsklausuler.

8 Vad är cookies och vad används de till?

Vi kan samla information om användarens terminalutrustning med hjälp av cookies och annan liknande teknik. En cookie är en liten textfil som en webbläsare lagrar på en användares terminalutrustning. Cookies innehåller ofta en anonym, unik identifierare, som gör att vi kan identifiera och räkna antalet webbläsare som besöker vår webbplats.

Cookies rör sig inte självständigt på internet, utan de placeras i användarens terminalutrustning enligt de webbsidor användaren besöker. Endast en server som har skickat en cookie kan senare läsa och använda cookien. Cookies eller andra tekniker skadar inte användarens terminalutrustning eller filer och cookies kan inte heller användas för att få tillgång till program eller för att sprida skadlig programvara.

Med hjälp av cookies och annan liknande teknik samlar vi information om när och hur våra tjänster används: till exempel från vilken sida användaren har kommit till tjänsten, vad på vår webbplats användaren har besökt och när, vilken webbläsare användaren har utnyttjat, vilken skärmupplösning användaren har, enhetens operativsystem, operativsystemets version samt IP-adress.

Vi använder både sessionsspecifika cookies som föråldras när en användare stänger sin webbläsare och permanenta cookies som finns kvar på användarens enhet under en viss tidsperiod eller tills användaren raderar dem. Giltighetstiden för permanenta cookies varierar från några månader till några år. Användaren kan också själv påverka uppgifternas lagringstid.

Syftet med att använda cookies och annan liknande teknik är att analysera och utveckla våra tjänster för att bli mer användarvänliga. Tekniken möjliggör bland annat att användaren inte varje gång behöver ange användarnamn, lösenord och anpassningsval, om användaren så önskar.

Vi använder cookies och annan liknande teknik för att följa upp våra statistiska besöksantal, skräddarsy innehåll och rikta reklam och marknadsföringsmeddelanden. För att förbättra användbarheten hos våra webbplatser kan vi utföra korta undersökningar, i vilka vi också kan lagra information från användarens musrörelse och musklick på en viss sida.

Användaren kan inte identifieras med hjälp av endast cookies. I enlighet med lagstiftningen om integritetsskydd kan information från cookies och annan liknande teknik kombineras med annan information som insamlats vid ett annat tillfälle, i syfte att förbättra våra tjänster för att bättre motsvara användarens preferenser och skräddarsy innehåll, marknadsföringsmeddelanden och reklam.

Våra tjänster kan också inkludera s.k. cookies från tredje part. Med tredje parter avses parter utanför KSF, som mät- och spårningsleverantörer. Dessa tredje parter kan skapa cookies på användarens terminalutrustning när användaren besöker våra tjänster, till exempel för att spara statistik om antalet besökare på olika webbplatser. Vi försöker genom avtalsarrangemang säkerställa att dessa tredje parter följer gällande lagstiftning och självreglering inom branschen.

Våra tjänster kan innehålla sociala plugin-program, som t.ex. Facebooks gilla-knapp. Till exempel Facebooks sociala plugin-knappar kan visas som en del av vissa av våra tjänster, men deras innehåll kommer direkt från Facebook. När en besökare besöker vår tjänst, identifierar Facebooks sociala plugin-program att en användare är inloggad på Facebook, och sedan visar sidan anpassat innehåll som om användaren skulle vara på Facebook.com. Om en användare inte är inloggad på Facebook, visar de sociala plugin-programmen inte anpassat innehåll. Facebook kan samla information om besöket i enlighet med Facebooks gällande dataskyddsbeskrivning. Facebook överlämnar inte information som samlats in till KSF, såvida inte användaren har gett sitt uttryckliga samtycke för överlämnande. Användaren kan bekanta sig med villkoren för de sociala plugin-programmen i respektive tjänst.

Våra tjänster kan även innehålla länkar till andra än ovannämnda webbplatser men vi ansvarar inte för dessa webbplatsers integritetspolicy eller innehåll. Vi rekommenderar att du granskar villkoren för varje webbplats integritetsskydd.

9 Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Personuppgifterna insamlas i databaser som är skyddade genom brandmurar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Databaserna och säkerhetskopiorna av dem är belägna i låsta utrymmen och endast vissa på förhand bestämda personer har tillgång till utrymmena.

Endast de av våra arbetstagare, som genom sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter, har tillgång till system med personuppgifter. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet.

Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt med tanke på det ändamål för vilket ifrågavarande personuppgift behandlas. Vi minimerar både lagringstiden och mängden data som lagras. Uppgifterna sparas högst sex år efter att kundförhållandet upphört. Vi raderar känsliga uppgifter omedelbart efter att de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in.

Vi granskar regelbundet behovet att lagra uppgifter, beaktande tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi alla skäliga åtgärder för att säkerställa att inga inkompatibla, föråldrade eller felaktiga personuppgifter om de registrerade lagras i registret med hänsyn till ändamålet för behandlingen. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

10 Vilka är dina rättigheter som registrerad?

De registrerade har rätt att få tillgång till de personuppgifter som berör dem själva och som finns lagrade i personregistret. De har även rätt att kräva rättelse eller radering av felaktiga, föråldrade, onödiga eller lagstridiga uppgifter.

Till den del som du själv, som registrerad, har lämnat in sådana uppgifter i kundregistret som behandlas med stöd av den registrerades samtycke eller på uppdrag av den registrerade, har du som registrerad rätt att få uppgifterna rörande dig själv i maskinläsbart format och rätt att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

I egenskap av registrerad har du enligt dataskyddsförordningen (fr.o.m. 25.5.2018) rätt att invända mot eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter samt rätt att inge klagomål om behandlingen till tillsynsmyndigheten.

Då grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse har du av skäl som hänför sig till din specifika situation rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter. I samband med att du framför din invändning ska du precisera den specifika situation som ligger som grund för din invändning mot behandlingen. Vi kan vägra uppfylla din förfrågan endast på grunder som anges i lag.

I egenskap av registrerad har du även rätt att när som helst, kostnadsfritt invända mot behandling av dina personuppgifter, inbegripet profilering till den del som profileringen berör direktmarknadsföring.

11 Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och förfrågningar när det gäller denna beskrivning ska inlämnas i skriftlig form eller personligen till kontaktpersonen nämnd under punkt två (2).

12 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning

Skulle vi göra ändringar till denna registerbeskrivning kommer vi att markera ändringarna i beskrivningen och ange ändringarnas datum. Om ändringarna är omfattande kan vi även informera dig om dem på annat sätt, t.ex. genom att sända mejl eller lägga en bulletin på vår hemsida. Vi rekommenderar att du alltid nu och då besöker vår hemsida för att bli medveten om eventuella ändringar.